Arenza

1. Überblick und Verantwortlicher

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung der Turnierplattform Arenza verarbeitet werden, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte dir zustehen.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Oleg Foht
Osterstr. 27A
31863 Coppenbrügge
Deutschland
E-Mail: kontakt@arenza.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Sämtliche Daten werden zwischen deinem Browser und der Plattform verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS).

2. Deine Rechte

Dir stehen bezüglich der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf ein berechtigtes Interesse gestützt sind (Art. 21 DSGVO),
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose E-Mail an kontakt@arenza.de.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — etwa bei der Behörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Serverstandort ist Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Plattform verarbeitet der Server technisch bedingt Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse (URL), HTTP-Statuscode sowie Browser- und Betriebssystem-Kennung (User-Agent). Diese Daten sind für den Verbindungsaufbau, die Stabilität des Betriebs und die Abwehr von Angriffen und Missbrauch erforderlich; eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie § 25 Abs. 2 TDDDG. Die Protokolle werden automatisch rotiert und dabei fortlaufend gelöscht bzw. überschrieben; Anwendungsprotokolle werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Eine längere Aufbewahrung einzelner Protokolle erfolgt nur, wenn ein konkreter sicherheitsrelevanter Vorfall die weitere Auswertung erfordert.

Die IP-Adresse wird darüber hinaus kurzzeitig zur Begrenzung von Anmelde-, Registrierungs- und Formular-Anfragen verwendet (Schutz vor automatisiertem Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); diese Werte verfallen automatisch nach kurzer Zeit.

4. Cookies

Arenza verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage der zugehörigen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sitzungs-Cookie („arenza_session"): hält deine Sitzung und Anmeldung. Sitzungsdaten werden serverseitig gespeichert und 2 Stunden nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht.
Sicherheits-Token („XSRF-TOKEN"): schützt Formulare vor Missbrauch (CSRF-Schutz); gültig für die Dauer der Sitzung.
„Angemeldet bleiben" (optional): wird nur gesetzt, wenn du die Option beim Login aktivierst, und hält deine Anmeldung über das Sitzungsende hinaus — bis zur Abmeldung bzw. browserabhängig bis zu etwa 400 Tage.
Cookie-Hinweis: merkt sich, dass du den Hinweis auf Cookies bestätigt hast, damit er nicht bei jedem Besuch erneut erscheint.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Für einige Funktionen (z. B. Turniere veranstalten, Anmeldungen verwalten, Vereinsverwaltung, Merk- und Freundschaftsfunktionen) kannst du ein Nutzerkonto anlegen. Dabei verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten:

Vor- und Nachname sowie Benutzername,
E-Mail-Adresse (Bestätigung über einen Verifizierungslink),
Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert),
optional Postleitzahl, Ort und Land — etwa für die Umkreissuche nach Turnieren (siehe Abschnitt 9).

Zweck ist die Bereitstellung des Kontos und der Plattform-Funktionen; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Freundschaftsfunktionen (Freundschaftscode, Sichtbarkeit deiner Anmeldungen für Freunde, gemeinsame Anmeldungen) sind optional; die zugehörigen Sichtbarkeiten steuerst du selbst in den Einstellungen.

Du kannst dein Konto jederzeit selbst in den Profileinstellungen löschen. Mit der Löschung werden deine Kontodaten aus der aktiven Datenbank entfernt. Bereits abgegebene Turnier-Anmeldungen bleiben dem jeweiligen Turnier zugeordnet (siehe Abschnitt 6); ihre Verknüpfung mit dem gelöschten Konto entfällt.

6. Anmeldung zu Turnieren

Meldest du dich — mit oder ohne Nutzerkonto — zu einem Turnier an, verarbeiten wir die im Anmeldeformular abgefragten Daten. Je nach Konfiguration des Turniers können das sein: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Verein und Mitgliedsnummer, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die E-Mail-Adressen von Teilnehmenden werden in unserer Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Turniers: Verwaltung der Anmeldungen, Einteilung in Wettbewerbe und Gruppen, Wertung und Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahme bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Empfänger: Der Veranstalter des jeweiligen Turniers (z. B. Verein oder Turnierleitung) erhält Zugriff auf die Anmeldedaten seines Turniers. Für die weitere Verarbeitung im Rahmen der Turnierdurchführung (z. B. Aushänge vor Ort, Meldungen an Verbände) ist der Veranstalter selbst datenschutzrechtlich verantwortlich.

Gast-Anmeldung ohne Nutzerkonto

Bei einer Anmeldung ohne Konto bestätigst du deine E-Mail-Adresse über einen Bestätigungslink (Double-Opt-in). Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach 48 Stunden automatisch gelöscht. Registrierst du dich später mit derselben E-Mail-Adresse, können dir Anmeldungen der letzten 24 Monate zugeordnet werden; der Abgleich erfolgt über eine Prüfsumme der E-Mail-Adresse, ohne dass die Adresse dazu im Klartext gespeichert wird.

Öffentliche Teilnehmer- und Ergebnislisten

Sportlicher Wettbewerb lebt von Transparenz: Bei öffentlich sichtbaren Turnieren sind die Teilnehmerliste (Name, Kategorie, Bestätigungsstatus) und die Ergebnisliste (Name, Platzierung, Wertung) für Besucherinnen und Besucher der Turnierseite einsehbar. Der Veranstalter kann die Sichtbarkeit seines Turniers stattdessen auf angemeldete Nutzer beschränken. Rechtsgrundlage der Anzeige ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem berechtigten Interesse des Veranstalters und der Teilnehmenden an einem transparenten Wettkampfbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst der Anzeige deiner Daten jederzeit widersprechen — wende dich dazu an den Veranstalter oder an kontakt@arenza.de.

Minderjährige

Die Anmeldung minderjähriger Teilnehmender erfolgt durch die Erziehungsberechtigten, durch den Verein oder mit deren Zustimmung.

Anmeldedaten bleiben gespeichert, solange das Turnier auf der Plattform geführt wird, und werden mit der Löschung des Turniers bzw. der einzelnen Anmeldung entfernt. Unabhängig davon kannst du jederzeit die Löschung deiner Anmeldedaten verlangen.

7. Von Veranstaltern veröffentlichte Inhalte

Veranstalter und Vereine können auf ihren Turnier- und Vereinsseiten eigene Inhalte veröffentlichen (z. B. Ausschreibungstexte, Bilder, PDF-Dokumente). Für diese Inhalte — insbesondere für Fotos, auf denen Personen erkennbar sind — ist der jeweilige Veranstalter selbst datenschutzrechtlich verantwortlich; er hat erforderliche Einwilligungen der abgebildeten Personen (bei Minderjährigen der Erziehungsberechtigten) einzuholen.

Bist du von einem veröffentlichten Bild oder Inhalt betroffen und mit der Veröffentlichung nicht einverstanden, wende dich an den Veranstalter oder direkt an uns — per E-Mail an kontakt@arenza.de oder über den Link „Inhalt melden" auf der jeweiligen Seite. Inhalte, die Rechte Dritter verletzen, entfernen wir nach Kenntnis unverzüglich.

Dasselbe gilt für Parcours: Vereine veröffentlichen dort bewusst Name und Anschrift der Anlage, die Koordinaten ihrer Stationen sowie Stationsbilder und -texte. Diese Angaben sind öffentlich abrufbar und erscheinen im Parcours-Verzeichnis.

Beim Hochladen von Bildern werden enthaltene Metadaten (z. B. GPS-Positionen aus EXIF-Daten) automatisch entfernt.

Auf Deine ausdrückliche Auswahl beim Hochladen eines Stationsbildes lesen wir die Aufnahmekoordinaten des Bildes aus, speichern sie als Position der Station (sichtbar, wo Stationen veröffentlicht sind) und behalten sie zusätzlich als Aufnahmeort zum Bild, um die Station später wieder dorthin setzen zu können. Der Aufnahmeort am Bild ist ausschließlich in der Verwaltung sichtbar und wird nicht veröffentlicht. Die Bilddatei selbst wird weiterhin ohne Metadaten gespeichert. Ohne diese Auswahl lesen und speichern wir keine Koordinaten aus Bildern. Gelöscht werden die Angaben mit dem Bild bzw. der Station.

8. E-Mail-Versand und Nachrichten

Wir versenden ausschließlich transaktionale E-Mails, die für die Nutzung der Plattform erforderlich sind — zum Beispiel Verifizierungslinks, Anmeldebestätigungen, Statusänderungen und turnierbezogene Benachrichtigungen. Werbe-Newsletter versenden wir nicht.

Der Versand erfolgt über die Mailserver unseres Dienstleisters ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich (Inhaber: René Münnich), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage des Versands ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sicherheitsrelevanten Hinweisen auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Über das Nachrichten-System der Plattform können Veranstalter und Teilnehmende turnierbezogen miteinander kommunizieren. Nachrichten (Betreff, Inhalt, Zeitpunkt) werden gespeichert, bis das zugehörige Turnier bzw. die zugehörige Anmeldung gelöscht wird.

Wenn du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die übermittelten Angaben (Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, Nachricht — bei Meldungen zusätzlich der Link zur betroffenen Seite) zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Angaben löschen wir, sobald die Angelegenheit abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Geokoordinaten (OpenStreetMap Nominatim)

Für Funktionen wie die Umkreissuche nach Turnieren ermitteln wir aus Ortsangaben Geokoordinaten. Dazu übermittelt unser Server die Ortsangabe deines Profils (Postleitzahl, Ort, Land) bzw. die Anschrift eines Vereins an den Geocoding-Dienst „Nominatim" der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich.

Ebenso lösen wir bei der Umkreissuche die eingegebene Postleitzahl serverseitig in Koordinaten auf; das Ergebnis speichern wir zwischen, damit dieselbe Postleitzahl nicht erneut angefragt werden muss.

Die Anfrage erfolgt ausschließlich durch unseren Server: Deine IP-Adresse oder weitere Daten werden dabei nicht an OpenStreetMap übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der jeweiligen Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Standortermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Fehlerdiagnose (Sentry)

Um technische Fehler der Plattform zu erkennen und zu beheben, nutzen wir den Dienst Sentry des Anbieters Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Tritt ein Fehler auf, werden technische Diagnosedaten übermittelt: Fehlermeldung und Fehlerort, technischer Ablauf (Stacktrace), Browser- und Systeminformationen sowie der Zeitpunkt des Fehlers.

Der Dienst ist so konfiguriert, dass keine personenbezogenen Inhalte (z. B. Formulareingaben, E-Mail-Adressen, IP-Adressen) übermittelt werden. Functional Software, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Datensicherung und Datensicherheit

Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir regelmäßig verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank. Sie werden in einem Objektspeicher der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland abgelegt und nach einem gestaffelten Schema automatisch gelöscht: vollständige Sicherungen der letzten 7 Tage, danach ausgedünnte tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Stände (Aufbewahrung höchstens 2 Jahre). Gelöschte Daten können daher bis zum Ablauf dieser Fristen noch in Sicherungskopien enthalten sein; ein Zugriff darauf erfolgt ausschließlich zur Wiederherstellung des Systems im Notfall.

Weitere Sicherheitsmaßnahmen: TLS-Verschlüsselung sämtlicher Verbindungen, Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash, verschlüsselte Speicherung der E-Mail-Adressen von Teilnehmenden sowie Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip.

12. Speicherdauer im Überblick

Server- und Anwendungsprotokolle: fortlaufende Rotation; Anwendungsprotokolle spätestens nach 14 Tagen gelöscht.
Sitzungsdaten: Löschung 2 Stunden nach der letzten Aktivität.
Nutzerkonto: bis zur Löschung durch dich (Self-Service in den Profileinstellungen).
Nicht bestätigte Gast-Anmeldungen: automatische Löschung nach 48 Stunden.
Turnier-Anmeldungen: solange das Turnier auf der Plattform geführt wird bzw. bis zur Löschung der Anmeldung.
Nachrichten: bis zur Löschung des zugehörigen Turniers bzw. der Anmeldung.
E-Mail-Anfragen: bis zur abschließenden Klärung der Angelegenheit.
Datenbank-Backups: gestaffelte Rotation, höchstens 2 Jahre.

13. Keine Analyse-Tools, keine Weitergabe an Dritte

Wir setzen keine Web-Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein und binden – mit Ausnahme der nachfolgend beschriebenen Kartendarstellung – keine Inhalte von Drittservern in die Seiten ein (z. B. externe Schriftarten oder Videos); alle Design-Ressourcen werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Außer den in dieser Erklärung genannten Empfängern geben wir deine Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Kartendarstellung (OpenStreetMap): Auf Seiten mit einer Karte (z. B. Parcours-Seiten und Stationskarten der Turnierverwaltung) lädt dein Browser die Kartenkacheln von Servern der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Dabei werden deine IP-Adresse und die üblichen technischen Zugriffsdaten (z. B. User-Agent und der angeforderte Kartenausschnitt) an OpenStreetMap übermittelt; Cookies werden dabei nicht gesetzt. Die Übermittlung erfolgt erst, wenn du eine Seite mit Karte aufrufst. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der jeweiligen Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Kartendarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Kartendaten: © OpenStreetMap-Mitwirkende (ODbL).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils an dieser Stelle veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026